Liebe Leser*innen,
heute möchte ich Euch/Ihnen einen Ansatz bzw. ein Modell vorstellen, welches für die Analyse und die Entwicklung digitaler Prozesse und digital-analoger Strukturen sehr hilfreich sein kann. Ich habe dieses Modell vor einigen Jahren entwickelt und nutze es in jedem meiner Projekte: das Modell der digital-analogen Optionsräume.
Grundgedanken
Wann immer wir uns mit strategischen Ansätzen im Bereich Digitalisierung bzw. in der Entwicklung digital-analoger Lebensräume beschäftigen, müssen wir uns klarmachen, welche Ziele wir mit der Digitalisierung verfolgen. Gerade dann, wenn es nicht nur um die Entwicklung und Umsetzung digitaler Einzelprozesse, sondern um einem umfassenden, systemischen Ansatz geht, der das Thema Digitalisierung als Querschnittsfunktion durch die gesamte Organisation versteht, ist eine Klärung der Ziele aber auch der Bedarfe extrem wichtig. Hierfür habe ich das Modell der Optionsräume entwickelt.
Durch die Digitalisierung entstehen für alle Organisationen immer wieder neue Möglichkeiten für interne und externe digital-analoge Prozesse. Wir haben es also mit einem riesigen, sich stetig verändernden Optionsraum zu tun. Das Ziel ist nun, diesen Optionsraum zu verstehen und möglichst vollumfänglich zu füllen. Dabei geht es nicht um die Digitalisierung um ihrer selbst willen. Nur das, was dem individuellen und situativen Optionsraum der Organisation entspricht kommt für eine Umsetzung in Betracht. Gleichzeitig kann mit diesem Ansatz die Frage beantwortet werden, inwieweit und auf welche Art und Weise eine Organisation zu einem beliebigen Zeitpunkt ihren digitalen Optionsraum ausfüllt, und warum das so ist.
Das Optionsraum-Modell ermöglicht einen erweiterten Blick auf den Ist-Zustand und ebenso auf mögliche Soll-Zustände. Es geht dabei nicht nur um digitale Angebote oder Prozesse. Im Kontext der Digitalisierung bedeuten auch die internen Prozesse oder das Innovationsmanagement einen Optionsraum, den es zu füllen gilt. Gleiches gilt für die Frage der Vernetzung von Einzelprozessen.
Nun ist es in der Realität nicht möglich, den Optionsraum vollumfänglich zu füllen. Das strategische Ziel ist demnach eine möglichst umfängliche Nutzung des Optionsraumes zu erreichen. Im Folgenden möchte ich das Modell im Detail beschreiben:
Definition Optionsraummodell
Die Idee der Optionsräume meint alle Prozesse, Strukturen und Modelle, die sich durch die Anwendung/Nutzung digitaler Technologien umsetzen lassen oder mit digitalen Prozessen verbunden sind. Das bedeutet, es soll zuerst definiert werden, was überhaupt möglich wäre, ohne dabei die Frage zu stellen, ob man dies möchte.
Die Erfahrung zeigt, dass in den meisten Fällen ein umfassendes Verständnis des digital-analogen Optionsraumes einer Organisation nicht vorhanden ist. Sehr oft werden vorhandene Prozesse „nur“ weitergedacht, im Sinne einer schrittweisen operativen Weiterentwicklung. Dabei ist es weitaus zielführender, zuerst zu verstehen, was überhaupt möglich wäre und welche Effekte man damit erzeugen könnte. Dies beinhaltet auch bereits vorhandene Planungen für die Zukunft.
Die drei Ebenen des digital-analogen Optionsraumes
Ich unterscheide in meiner Arbeit zwischen drei Optionsraum-Ebenen. Die erste Ebene beschreibt den aktuell genutzten Optionsraum. Dies beinhaltet alle vorhandenen digitalen bzw. digital-analogen Prozesse, Strukturen und Aktivitäten einer Organisation. Hierzu gehören auch bereits vorhandene Prototypen und Konzepte für Weiterentwicklungen. Die erste Ebene ist also eine detailliertere Beschreibung des Ist-Zustandes. Die erste Ebene des Optionsraumes lässt sich auch als „wahrgenommener Optionsraum“ bezeichnen.
Die zweite Ebene beschreibt alle digitalen und digital-analogen Prozesse, Strukturen und Aktivitäten einer Organisation, die noch nicht umgesetzt/angedacht sind, mit den vorhandenen Ressourcen aber umsetzbar wären (Erweiterter Optionsraum). Die Betrachtung dieser Ebene ist aus zwei Gründen sinnvoll: zum einen wird hier sichtbar, was auf Basis des aktuellen Ist-Zustands möglich wäre. Daraus resultierend kann man überlegen, warum diese Optionen nicht genutzt bzw. umgesetzt werden. Zum anderen kann auf diesem Weg überlegt werden, wie die vorhandenen Ressourcen und Modelle besser genutzt und vernetzt werden können und welche Synergieeffekte aus dieser Vernetzung entstehen könnten. Somit wird verhindert, dass neue und weitergehende Ressourcen keine Wirkung erzielen, weil sie vorhandene Defizite im System (Strukturen, Mindsets, Ressourcen, Kompetenzen etc.) „überschreiben“.
Die dritte Ebene beschreibt den gesamten digitalen bzw. digital-analogen Optionsraum. Hierzu gehören alle Optionen (Prozesse, Strukturen, Angebote etc.) die jetzt und in der Zukunft umsetzbar wären und der gesamte digitale Optionsraum, inkl. der Elemente, die zwar vorhanden, für die Organisation aber – zum jetzigen Zeitpunkt – keine Bedeutung haben.
Dabei bestehen zwei zentrale Herausforderungen: zum einen sollen diese Optionen angedacht werden, auch wenn sie zum jetzigen Stand nicht durch die Organisation umgesetzt werden würden, weil sie beispielsweise nicht den jeweiligen Zielen entsprechen. Es ist trotzdem wichtig, diese Optionen zu verstehen, da sich die Ziele der Organisation und/oder die Bedarfe und Bedürfnisse der mit ihr verbundenen Personengruppen ändern werden. Zum anderen wird auf dieser Ebene auch diskutiert, wie man damit umgeht, dass Technologien und/oder ihre Nutzungsformen noch gar nicht bekannt sind. Hieraus ergibt sich eine Skizzierung eines in der Organisation zu installierenden Innovationsmanagements.
Aus diesem Ansatz lassen sich verschiedene Unterfunktionen ableiten:
- Vernetzungsoptionen: inwieweit können die vorhandenen und/oder geplanten Prozesse und Angebote miteinander vernetzt werden? Welche Synergieeffekte sind zu erwarten? Wie muss diese Vernetzung bestmöglich umgesetzt werden? Welche Alternativen sind vorhanden?
- Entwicklungsoptionen: welche Entwicklungen sind geplant und/oder zu erwarten? Welche Prozesse werden benötigt, um eine umfassende Weiterentwicklung zu ermöglichen? Welche Vorteile und welche Nachteile würden sich aus der Entwicklung ergeben?
- Managementoptionen: wie müssen Strukturen und Ressourcen geplant und gemanagt werden? Welche Personal-, IT- und Prozessressourcen werden benötigt?
Optionsräume, Nachhaltigkeit und Management
Die Betrachtung der Optionsräume reduziert sich also nicht auf die Frage der Anwendung heutiger und zukünftiger digitaler Technologien. Ebenso relevant sind die Optionsräume in den Strukturen und Prozessen der Organisation. Somit wird das Modell der Optionsräume auf die Idee der Digitalisierung als Querschnittsfunktion übertragen. Es kann dabei auch analysiert werden, inwieweit es zu Konflikten beispielsweise in internen Prozessen und/oder Strukturen kommt.
Eine Option im Sinne eines digitalen Angebots ist beispielsweise nur dann nachhaltig erfolgreich, wenn die damit verbundenen Strukturen und Prozesse diese Funktion unterstützen. Werden beispielsweise für die Vermittlung von Inhalten der Organisation Plattformen genutzt, die sich durch eine hohe Interaktionsgeschwindigkeit und -Dichte auszeichnen, muss ebenso analysiert werden, ob die in der Organisation vorhandenen Prozesse und Strukturen eine solche Interaktionsgeschwindigkeit zulassen bzw. unterstützen, oder ob sie diese verhindern. Somit lassen sich bereits in diesem Stadium solche Prozesse identifizieren, die für die Nutzung des digitalen Optionsraums von besonderer Bedeutung sind. Dies ist ein wichtiger Punkt, da sehr oft bei der Entwicklung von Digitalstrategien nur solche Prozesse betrachtet werden, die direkt mit dem digitalen Angebot etc. verbunden sind.
Das Optionsraummodell habe ich ein vielen unterschiedlichen Kontexten angewandt und weiterentwickelt. Ich werde in den nächsten Wochen immer wieder Beispiele und Umsetzungen aus meiner Arbeit mit Unternehmen, Institutionen und Organisationen veröffentlichen. Wichtig ist aber grundsätzlich, dass man sich als Organisation überhaupt mit der Frage der digital-analogen Optionsräume beschäftigt und die eigenen Prozesse und Strukturen und das damit verbundene Kulturmodell stetig hinterfragt.
Wenn es Fragen oder Anmerkungen gibt könnt Ihr/können Sie gerne die Kommentarfunktion nutzen.
Herzliche Grüße
Christoph Deeg